Cel czytelnika: bezpieczeństwo najmu i mniej nerwów przy problemach
Osoba wynajmująca mieszkanie lub lokal chce mieć możliwość szybkiej reakcji, jeśli najemca przestanie płacić lub odmówi wyprowadzki. Najemca z kolei chce rozumieć, co podpisuje, gdy składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji, jakie są jego konsekwencje i kiedy nie warto się na nie zgadzać.
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji w najmie jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi zabezpieczenia umowy najmu, ale tylko pod warunkiem, że obie strony naprawdę rozumieją jego sens, treść i skutki.
Czym jest oświadczenie o poddaniu się egzekucji w najmie
Proste wyjaśnienie: co to znaczy „poddanie się egzekucji”
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji to dokument, w którym najemca dobrowolnie zgadza się, że w razie niespełnienia określonych obowiązków (np. niepłacenia czynszu albo niewydania lokalu) właściciel może skierować sprawę bezpośrednio do komornika, z pominięciem pełnego procesu sądowego.
W praktyce oznacza to, że:
najemca zawczasu „przyznaje się”, że jeśli nie zapłaci albo nie odda lokalu, właściciel ma prawo przymusowo wyegzekwować te obowiązki;
właściciel nie musi pozywać najemcy o zapłatę czy eksmisję w zwykłym trybie – występuje jedynie o klauzulę wykonalności na akt notarialny, a potem od razu do komornika;
cała droga od pierwszych zaległości do działań komornika jest wyraźnie krótsza i tańsza.
W języku potocznym: najemca podpisuje się pod tym, że jeśli nie będzie się stosował do umowy, zgadza się na szybszą i bardziej prostą egzekucję swoich obowiązków.
Podstawa prawna: art. 777 k.p.c. i jego znaczenie dla najmu
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji opiera się na art. 777 § 1 pkt 4–6 Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.). Przepis ten wymienia tzw. tytuły egzekucyjne – dokumenty, na podstawie których można prowadzić egzekucję po nadaniu im klauzuli wykonalności.
Dla najmu kluczowe są zwłaszcza:
art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c. – dotyczy zobowiązania do zapłaty oznaczonej sumy pieniężnej (np. czynszu i opłat eksploatacyjnych);
art. 777 § 1 pkt 5 k.p.c. – pozwala objąć oświadczeniem świadczenia pieniężne ograniczone co do wysokości i czasu (np. czynsz do określonej kwoty i do konkretnej daty);
art. 777 § 1 pkt 6 k.p.c. – umożliwia objęcie aktem notarialnym obowiązku wydania rzeczy (tu: opuszczenia i wydania lokalu po zakończeniu najmu).
W skrócie: jeśli najemca złoży przed notariuszem oświadczenie o poddaniu się egzekucji zgodnie z tymi punktami, taki akt notarialny staje się po nadaniu klauzuli wykonalności pełnoprawnym tytułem egzekucyjnym – jak wyrok sądu.
Umowa najmu a akt notarialny – kluczowa różnica
Typowa umowa najmu mieszkania lub lokalu użytkowego jest zawierana w zwykłej formie pisemnej. Taka umowa:
wiąże strony i określa ich prawa i obowiązki;
może być dowodem w sądzie;
ale sama w sobie nie jest tytułem egzekucyjnym.
Aby przymusowo eksmitować najemcę lub wyegzekwować zapłatę czynszu z takiej umowy, właściciel musi:
złożyć pozew,
przeprowadzić proces,
poczekać na prawomocny wyrok,
uzyskać klauzulę wykonalności,
dopiero potem iść do komornika.
Umowa najmu + akt notarialny o poddaniu się egzekucji zmienia sytuację. Samą umowę dalej podpisuje się zwykle na piśmie, ale:
najemca składa dodatkowe oświadczenie w formie aktu notarialnego (art. 777 k.p.c.);
po niespełnieniu zobowiązań właściciel omija proces i występuje od razu o klauzulę wykonalności na akt notarialny;
w efekcie cały spór jest krótszy i mniej niepewny.
Umowa papierowa opisuje „co kto ma robić”, a akt notarialny daje ścieżkę szybkiego wyegzekwowania tych obowiązków.
Jakie roszczenia można objąć oświadczeniem
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji w najmie nie jest „czekiem in blanco”. Ustawodawca precyzyjnie wskazuje, jakie roszczenia można objąć takim aktem. W praktyce przy najmie najczęściej obejmuje się:
zapłatę czynszu najmu – np. do maksymalnej kwoty miesięcznie i do konkretnego terminu (koniec umowy plus określony czas);
zapłatę innych należności związanych z lokalem – opłaty eksploatacyjne, media, odszkodowania za bezumowne korzystanie po zakończeniu najmu (w granicach dopuszczonych przez prawo);
obowiązek wydania lokalu – opuszczenie i fizyczne przekazanie mieszkania lub lokalu właścicielowi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu najmu.
Nie można natomiast objąć oświadczeniem np. ogólnego „wszelkiego przyszłego odszkodowania” czy abstrakcyjnych kar umownych bez wskazania maksymalnej wysokości – przepisy wymagają stosunkowo dużej precyzji, zwłaszcza gdy chodzi o pieniądze.
Po co właścicielowi takie oświadczenie – korzyści i realne sytuacje
Skrócenie drogi do egzekucji – mniej procedur, szybciej do komornika
Kluczową korzyścią dla właściciela jest zdecydowane skrócenie drogi do egzekucji. Przy zwykłej umowie najmu bez aktu notarialnego właściciel ma pełną ścieżkę sądową do przejścia. To często oznacza wiele miesięcy (a w praktyce czasem dłużej) czekania na wyrok.
Przy oświadczeniu o poddaniu się egzekucji krok po kroku wygląda to inaczej:
najemca przestaje płacić lub nie chce się wyprowadzić;
właściciel wypowiada umowę / wzywa do zapłaty zgodnie z jej zapisami i ustawą;
po bezskutecznym upływie terminów właściciel składa wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu;
po uzyskaniu klauzuli idzie bezpośrednio do komornika.
Ominięcie całego procesu o zapłatę czy o eksmisję to nie tylko czas, ale i mniejsze nerwy oraz koszty. Sama sprawa o nadanie klauzuli wykonalności jest formalnie prostsza i szybsza niż pełny proces o roszczenia z umowy najmu.
Szybsza eksmisja najemcy po zakończeniu najmu
Eksmisja lokatora w Polsce to jedna z najbardziej wrażliwych tematyk, bo prawo chroni lokatorów przed „dziką” eksmisją i nadużyciami. Bez aktu notarialnego właściciel musi mieć prawomocny wyrok eksmisyjny. Z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji droga jest krótsza, bo:
obowiązek opróżnienia lokalu jest już zawarty w akcie notarialnym (art. 777 § 1 pkt 6 k.p.c.);
właściciel musi jedynie wykazać, że umowa wygasła lub została skutecznie wypowiedziana;
po uzyskaniu klauzuli wykonalności kieruje sprawę do komornika, który przeprowadza eksmisję zgodnie z przepisami (np. z uwzględnieniem lokalu socjalnego tam, gdzie przepisy tego wymagają).
Szczególnie wyraźnie widać to w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym, gdzie oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest elementem konstrukcyjnym umowy. Bez niego uproszczona procedura eksmisyjna nie działa.
Silniejsza pozycja negocjacyjna właściciela
Sam fakt, że umowa jest powiązana z aktem notarialnym i art. 777 k.p.c., działa często prewencyjnie. Najemca, który ma nieuczciwe zamiary (np. „zamieszkać bez płacenia jak najdłużej”), widząc wymóg oświadczenia o poddaniu się egzekucji, często z góry rezygnuje z podpisania takiej umowy.
Z kolei uczciwy najemca, który rozumie mechanizm, zwykle akceptuje tę formę, bo wie, że:
zachowując się zgodnie z umową, nie uruchamia żadnych dodatkowych ryzyk;
akt notarialny ogranicza także pole do późniejszych „interpretacji” ze strony właściciela – zakres egzekucji jest precyzyjnie opisany.
Dla właściciela to filtr: osoby, które nie chcą w ogóle rozmawiać o akcie notarialnym, często sygnalizują, że mogą być problematycznymi najemcami. Oczywiście nie zawsze, ale to ważny sygnał do dokładniejszej weryfikacji.
Typowe sytuacje z praktyki, gdzie oświadczenie realnie pomaga
Najemca przestaje płacić czynsz
Przykładowy scenariusz: najemca regularnie płacił przez kilka miesięcy, po czym nagle przestał. Tłumaczenia zmieniają się co miesiąc, kontakt jest coraz słabszy. Przy zwykłej umowie właściciel:
musi wysyłać wezwania, rozwiązywać umowę,
składać pozew o zapłatę,
czekać na wyrok,
i dopiero wtedy kierować sprawę do komornika.
Przy oświadczeniu o poddaniu się egzekucji właściciel ma drogę znacznie prostszą – gros formalności ogranicza się do wykazania, że:
najemca ma zaległości zgodnie z zakresem wskazanym w akcie,
upłynął termin na zapłatę po wezwaniu,
spełnione są warunki, które notariusz wpisał do aktu (np. koniec okresu rozliczeniowego).
To umożliwia szybsze skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej z wynagrodzenia, rachunku bankowego czy ruchomości najemcy.
Najemca nie chce wyprowadzić się po wypowiedzeniu
Drugi typowy problem: umowa najmu została rozwiązana, termin wyprowadzki minął, a najemca „po prostu dalej mieszka”. Przy braku aktu notarialnego właściciel musi zdobyć wyrok eksmisyjny. Przy oświadczeniu z art. 777 k.p.c. może bez procesu wystąpić o klauzulę wykonalności na akt i następnie do komornika.
Oczywiście komornik działa z poszanowaniem przepisów o ochronie lokatorów, ale kluczowe jest to, że nie trzeba przechodzić całego sporu co do samego prawa do eksmisji. To realna oszczędność czasu i nerwów.
Z jakimi formami najmu łączy się oświadczenie – zwykły, okazjonalny, instytucjonalny
Rodzaje najmu w skrócie
W praktyce mieszkaniowej i komercyjnej funkcjonują trzy najważniejsze kategorie najmu:
najem zwykły – klasyczna umowa regulowana przez Kodeks cywilny i ustawę o ochronie praw lokatorów (w zależności od przedmiotu i stron);
najem okazjonalny – szczególny rodzaj najmu lokali mieszkalnych przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności w zakresie wynajmu, z ustawowo określoną konstrukcją (m.in. akt notarialny najemcy);
najem instytucjonalny – rodzaj najmu lokali mieszkalnych przez przedsiębiorców zawodowo zajmujących się wynajmem (fundusze, spółki), również ze szczególnym reżimem prawnym.
Oświadczenie w najmie okazjonalnym
W najem okazjonalny wpisane jest oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu. Bez tego nie ma najmu okazjonalnego w sensie prawnym. Wymagane są trzy kluczowe dokumenty:
umowa najmu okazjonalnego (pisemnie pod rygorem nieważności),
oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów),
wskazanie innego lokalu, do którego najemca może się przeprowadzić po rozwiązaniu najmu, wraz z oświadczeniem właściciela tego lokalu.
Ten akt notarialny dotyczy przede wszystkim opuszczenia lokalu. Często łączy się go też z klauzulą dotyczącą zapłaty należności, choć sama ustawa o najmie okazjonalnym koncentruje się na wydaniu lokalu.
Oświadczenie w najmie instytucjonalnym
W najem instytucjonalny (zawierany przez przedsiębiorców zajmujących się wynajmem) ustawodawca również przewidział wymóg złożenia przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu po zakończeniu umowy.
Podobnie jak przy najmie okazjonalnym, brak tego aktu pozbawia właściciela uproszczonej ścieżki eksmisji i podważa konstrukcję najmu instytucjonalnego w sensie ustawowym. To element obowiązkowy, a nie „dodatek”.
Oświadczenie przy zwykłej umowie najmu
Przy klasycznym najmie mieszkalnym lub komercyjnym nie ma ustawowego obowiązku dołączania aktu notarialnego z art. 777 k.p.c. Można jednak swobodnie umówić się z najemcą, że:
złoży oświadczenie o poddaniu się egzekucji co do czynszu i opłat,
zobowiąże się w akcie do wydania lokalu po zakończeniu umowy.
To rozwiązanie często spotykane przy:
lokalach w dużych miastach o wyższym czynszu,
lokalach usługowych / biurowych, gdzie stawki są wyższe niż w mieszkaniówce,
wynajmie firmom (np. mieszkanie dla pracowników), kiedy strony chcą z góry uporządkować zasady rozliczeń i wyprowadzki.
Umowa pozostaje „zwykła”, ale zyskuje silne zabezpieczenie. Dla sądu i komornika kluczowy jest sam akt notarialny i jego treść, a nie etykietka „najem okazjonalny” czy „instytucjonalny”.
Źródło: Pexels | Autor: Ivan S
Forma i treść oświadczenia – co musi się w nim znaleźć
Forma aktu notarialnego – bez tego oświadczenie nie zadziała
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji w najmie musi mieć formę aktu notarialnego. Zwykła kartka z podpisem, nawet poświadczonym notarialnie, nie daje tytułu egzekucyjnego z art. 777 k.p.c. Notariusz sporządza pełny akt, w którym:
stwierdza tożsamość najemcy,
odczytuje treść oświadczenia,
uzyskuje potwierdzenie, że najemca rozumie skutki prawne,
podpisuje dokument razem z najemcą.
Bez zachowania tej formy sąd nie nada klauzuli wykonalności. W praktyce oznacza to powrót do zwykłego procesu sądowego o zapłatę lub eksmisję.
Elementy obowiązkowe – dane stron i opis lokalu
Podstawą jest precyzyjna identyfikacja stron i lokalu. W akcie powinny znaleźć się co najmniej:
dane najemcy – imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, adres, ewentualnie NIP/REGON przy firmie,
dane wynajmującego – analogicznie jak wyżej, a przy spółce dane rejestrowe,
oznaczenie lokalu – adres, numer lokalu, kondygnacja, numer księgi wieczystej lub opis nieruchomości,
powiązanie z konkretną umową – data i strony umowy, ewentualnie załączenie jej jako załącznika do aktu.
Im dokładniejszy opis, tym mniej pola do późniejszych sporów, czy akt dotyczy właśnie tego stosunku najmu.
Zakres poddania się egzekucji – pieniądze, wydanie lokalu, terminy
Kluczowa część aktu to jasne określenie, z czego najemca się „rozliczy” w trybie egzekucji. Najczęściej obejmuje się:
zapłatę czynszu – z określeniem maksymalnej kwoty lub sposobu jej ustalenia (np. suma miesięcznych stawek za określony okres),
zapłatę opłat niezależnych od właściciela (media, opłaty do wspólnoty/spółdzielni) – także z limitem lub jasnym wzorem,
ewentualne odszkodowanie za bezumowne korzystanie – w granicach określonych ustawą i z górnym limitem,
obowiązek opróżnienia i wydania lokalu – z powiązaniem tego obowiązku z konkretnymi zdarzeniami (koniec umowy, wypowiedzenie, rozwiązanie).
Notariusz zwykle zwraca uwagę na konieczność ustawienia górnego progu kwotowego przy świadczeniach pieniężnych. Bez limitu sąd może odmówić nadania klauzuli wykonalności.
Warunki uruchomienia egzekucji
W dobrze przygotowanym akcie wskazuje się, kiedy właściciel może iść do sądu po klauzulę wykonalności. Najemca może np. oświadczyć, że poddaje się egzekucji:
do kwoty X zł tytułem czynszu i opłat należnych za okres trwania umowy i określony czas po jej zakończeniu,
jeśli nie ureguluje należności w terminie Y dni od doręczenia mu pisemnego wezwania do zapłaty,
z tytułu obowiązku opróżnienia lokalu w terminie Z dni od rozwiązania, wygaśnięcia lub wypowiedzenia umowy.
Dobrze, gdy akt odwołuje się do konkretnych paragrafów umowy najmu regulujących np. wypowiedzenie. Ułatwia to potem sądowi ocenę, czy warunki z aktu zostały spełnione.
Typowe błędy w treści oświadczeń
W praktyce pojawiają się powtarzalne problemy, które potem blokują szybkie nadanie klauzuli wykonalności. Najczęstsze z nich to:
brak limitu kwotowego – sąd uznaje, że świadczenie nie jest dostatecznie skonkretyzowane,
niejasne powiązanie z umową – brak daty, brak wskazania, której umowy dotyczy oświadczenie, przy kilku lokalach tego samego właściciela robi się bałagan,
zbyt ogólny opis opłat – np. „wszelkie opłaty eksploatacyjne”, bez wskazania, na jakiej podstawie są naliczane,
brak klauzuli o wydaniu lokalu – akt zabezpiecza tylko pieniądze, a właściciel liczył też na uproszczoną eksmisję.
Przy pierwszych umowach warto współpracować z notariuszem i prawnikiem, który zna praktykę sądów w danym okręgu.
Kiedy oświadczenie jest wymagane, a kiedy tylko „dobrze mieć”
Sytuacje, w których oświadczenie jest obowiązkowe
Przepisy wprost wymagają aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji przy:
najmie okazjonalnym lokalu mieszkalnego – bez aktu nie ma tej formuły najmu, tylko zwykła umowa,
najmie instytucjonalnym lokalu mieszkalnego – przedsiębiorca wynajmujący lokal musi uzyskać takie oświadczenie od najemcy.
Jeżeli właściciel chce korzystać z uproszczonej ścieżki eksmisji, musi dopilnować, aby oświadczenie:
było złożone w formie aktu notarialnego,
obejmowało obowiązek opróżnienia i wydania lokalu,
było podpisane przez konkretnego najemcę (a nie tylko jedną z kilku osób faktycznie zamieszkujących lokal).
Sytuacje, w których oświadczenie jest dobrowolne, ale rozsądne
W wielu przypadkach przepisy nie wymagają aktu, ale z praktycznego punktu widzenia opłaca się go mieć. Dotyczy to w szczególności:
najmu mieszkań „na pokoje” studentom – większa rotacja, trudniejsze dochodzenie należności od kilku osób,
najmu lokali usługowych małym firmom – ryzyko nagłej utraty płynności przez najemcę,
najmu krótkoterminowego na dłuższy okres (kilka miesięcy, np. praca sezonowa) – ograniczony czas na reakcję na zaległości.
W takich układach akt notarialny pełni funkcję dyscyplinującą. Z jednej strony skraca ścieżkę do komornika, z drugiej – często wystarczy samo wysłanie kopii aktu wraz z wezwaniem do zapłaty, aby skłonić najemcę do uregulowania długu.
Kiedy akt notarialny jest raczej zbędny
Nie w każdej sytuacji rozbudowane zabezpieczenie ma sens. Zwykle można rozważyć rezygnację z aktu, gdy:
czynsz jest stosunkowo niski, a okres najmu krótki,
strony znają się od lat (np. najem w rodzinie) i ryzyko konfliktu jest małe,
najemca nie ma realnego majątku ani dochodów w Polsce (egzekucja i tak byłaby trudna),
właściciel ma inne mocne zabezpieczenia, np. wysoki depozyt i zabezpieczenie na majątku firmy.
Decyzja powinna wynikać z analizy ryzyka, a nie automatu. Przy każdym nowym najemcy można zadać sobie kilka prostych pytań:
jaka jest skala potencjalnej szkody (wysokość czynszu, czas trwania najmu),
jak łatwo będzie zlokalizować najemcę i jego majątek w razie problemów,
czy relacja jest jednorazowa, czy długofalowa (np. umowa na kilka lat).
Najemca nie zgadza się na akt – co wtedy?
Brak zgody na oświadczenie nie oznacza automatycznie, że umowę trzeba odrzucić. W praktyce można wtedy:
podnieść kaucję (w granicach dozwolonych ustawą),
wprowadzić krótsze okresy rozliczeniowe i częstsze rozliczenia,
stosować weryfikację zdolności płatniczej – zaświadczenie o zarobkach, historia poprzednich najemów, referencje,
zawrzeć dodatkowe zabezpieczenie, np. poręczenie osoby trzeciej.
Jeżeli jednak nieruchomość jest droga, a ryzyko wysokie (np. lokal usługowy w topowej lokalizacji), brak zgody na akt notarialny może być wystarczającym sygnałem ostrzegawczym, by poszukać innego najemcy.
Koszty i organizacja – ile to kosztuje, kto płaci, jak to załatwić
Jak wyglądają koszty aktu notarialnego
Notariusz za sporządzenie aktu pobiera wynagrodzenie według rozporządzenia o taksie notarialnej. Wysokość opłaty zależy m.in. od:
treści oświadczenia (czy dotyczy tylko wydania lokalu, czy także świadczeń pieniężnych),
wartości zabezpieczanego roszczenia (górna granica kwoty w akcie),
liczby stron i złożoności dokumentu.
Do taksy notarialnej dochodzi VAT oraz opłata za wypisy aktu. Strony zwykle potrzebują co najmniej dwóch egzemplarzy – dla właściciela i najemcy; dodatkowy wypis można później odebrać z kancelarii.
Kto powinien pokryć koszty – praktyka rynkowa
Przepisy nie narzucają, kto płaci za akt. Wszystko zależy od ustaleń stron. W praktyce stosuje się kilka modeli:
najem okazjonalny – często koszt ponosi najemca, bo to on korzysta z niższej kaucji i jasnych zasad,
lokale komercyjne – częściej koszty dzielone są pół na pół albo pokrywa je ten, komu bardziej zależy na umowie,
wynajem przez profesjonalnych inwestorów – bywa, że właściciel bierze koszt na siebie, traktując to jako element „pakietu początkowego” przy dłuższej umowie.
Najważniejsze, aby uzgodnić tę kwestię z góry i wpisać ją wprost do umowy najmu lub protokołu ustaleń. Unika się w ten sposób sytuacji, w której strony są już u notariusza, a nagle pojawia się spór o kilkaset złotych.
Jak krok po kroku zorganizować oświadczenie
Proces jest prosty, ale warto go poukładać. W praktyce sprawdza się następująca sekwencja:
Uzgodnienie warunków umowy – czynsz, okres, kaucja, zasady wypowiedzenia, odpowiedzialność za szkody.
Przygotowanie projektu umowy – z uwzględnieniem odwołań do planowanego aktu notarialnego (np. wskazanie, że najemca złoży oświadczenie o poddaniu się egzekucji).
Kontakt z notariuszem – wysłanie projektu umowy i wstępnych założeń do treści oświadczenia (jakie zobowiązania mają być objęte, do jakiej kwoty).
Ustalenie terminu w kancelarii – tak, aby strony miały czas na spokojne zapoznanie się z projektem aktu.
Podpisanie umowy najmu i aktu – w niektórych przypadkach umowę podpisuje się w kancelarii, w innych przed lub po wizycie u notariusza; ważne, by w akcie była już znana i jednoznacznie oznaczona.
Odbiór wypisów aktu – właściciel powinien przechowywać swój egzemplarz w bezpiecznym miejscu; kopii często wymaga też pełnomocnik prowadzący ewentualne postępowanie.
Dokumenty potrzebne u notariusza
Żeby nie wracać dwa razy, lepiej od razu zabrać pełen komplet dokumentów. Zwykle będą potrzebne:
dowody osobiste albo paszporty stron,
projekt umowy najmu lub już podpisana umowa,
dokumenty dotyczące lokalu – np. numer księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów/budynków, ewentualnie odpis z księgi wieczystej,
przy firmach – odpis z KRS albo wydruk z CEIDG i dokument potwierdzający umocowanie osoby podpisującej (pełnomocnictwo, uchwała).
Jak wykorzystać oświadczenie przy problemach z najemcą
Sam akt notarialny niczego nie załatwia, jeśli właściciel nie potrafi z niego skorzystać. Przy pierwszych oznakach problemów z płatnościami czy z wydaniem lokalu warto działać według prostego schematu:
Wezwanie do zapłaty / wydania lokalu – pisemne, z terminem i wskazaniem, że w razie braku reakcji właściciel skorzysta z aktu notarialnego.
Wypowiedzenie umowy – zgodnie z warunkami umowy oraz ustawą, najlepiej w formie pisemnej z potwierdzeniem doręczenia.
Złożenie wniosku o nadanie klauzuli wykonalności – do sądu, z załączonym aktem notarialnym, umową najmu oraz dowodami doręczeń wezwań i wypowiedzeń.
Wniosek do komornika – po uzyskaniu klauzuli, z precyzyjnym wskazaniem, czego ma dotyczyć egzekucja (czynsz, inne opłaty, wydanie lokalu).
Przy wydaniu lokalu istotne jest, by umowa była faktycznie wypowiedziana lub rozwiązana. Komornik nie opróżni lokalu, jeśli stosunek najmu formalnie nadal trwa, nawet jeśli są zaległości czynszowe.
Typowe problemy przy egzekwowaniu oświadczenia
Nawet prawidłowo sporządzony akt nie zdejmuje z właściciela wszystkich kłopotów. W praktyce często pojawiają się takie sytuacje:
najemca unika odbioru korespondencji – pisma wracają z adnotacją „nie podjęto w terminie”; wtedy przydają się zapisy w umowie o doręczeniach na adres wskazany przez najemcę oraz forma doręczeń elektronicznych, jeśli są przewidziane,
spór co do zakresu należności – najemca uznaje czynsz, ale kwestionuje opłaty dodatkowe; im precyzyjniej opisany mechanizm naliczania w umowie, tym mniej pola do dyskusji,
brak majątku do egzekucji – komornik nie ma z czego ściągnąć długu; akt przyspiesza ścieżkę, ale nie tworzy majątku, który nie istnieje,
zmiana adresu przez najemcę – brak aktualnych danych utrudnia kontakt i egzekucję; w umowie można nałożyć obowiązek aktualizacji adresu pod rygorem skuteczności doręczeń na stary.
Przy lokalach mieszkalnych dodatkowym problemem bywa obecność osób trzecich, które nie są stroną umowy, np. partnera czy dorosłego dziecka najemcy. Jeśli nie podpisali aktu, eksmisja może się wydłużyć.
Oświadczenie wielu najemców – jak to dobrze zorganizować
Przy najmie kilku osobom (np. studentom, wspólnikom spółki cywilnej) warto uporządkować role, bo chaos tu później wraca w postępowaniu egzekucyjnym. Kilka zasad ułatwia życie:
wszystkie osoby faktycznie zamieszkujące lokal jako najemcy powinny podpisać umowę oraz złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji,
jeden lokal – jedna umowa – unika się mozaiki kilku umów i kilku aktów z różną treścią,
jeśli właściciel wynajmuje pokoje w jednym mieszkaniu, opłaca się osobny akt na każdego najemcę, ale z wyraźnym wskazaniem, którego pokoju i jakiej części kosztów wspólnych dotyczy,
przy lokalach komercyjnych dobrze, by oświadczenie złożyła firma oraz wspólnicy/poręczyciele – daje to większą szansę skutecznej egzekucji.
W praktyce najwięcej problemów pojawia się tam, gdzie faktycznie mieszka więcej osób niż tych wskazanych w umowie. Im większa przejrzystość już na początku, tym mniej sporów później.
Oświadczenie przy zmianach w trakcie trwania najmu
Najem długoterminowy rzadko trwa w niezmienionej formie kilka lat. Strony modyfikują czynsz, zakres świadczeń, czas trwania. Wtedy pojawia się pytanie, co z wcześniejszym oświadczeniem o poddaniu się egzekucji.
Przy każdej istotnej zmianie warto przeanalizować trzy kwestie:
czy akt odnosi się „na przyszłość” do wszelkich należności wynikających z umowy (wtedy aktualizacja bywa zbędna),
czy zmiana podnosi wysokość potencjalnych roszczeń ponad limit kwoty wskazany w akcie,
czy nie zmieniła się tożsamość stron – np. wstąpienie nowego wspólnika, przekształcenie działalności w spółkę.
Przykładowo: jeżeli w akcie wpisano maksymalną kwotę zabezpieczenia, a czynsz po kilku latach wzrósł o kilkadziesiąt procent, przy wielomiesięcznych zaległościach limit może okazać się zbyt niski. Wtedy rozsądne jest sporządzenie nowego aktu lub aneksu do poprzedniego, o ile konstrukcja prawna na to pozwala.
Oświadczenie przy cesji umowy najmu i zmianie właściciela
W obrocie nieruchomościami coraz częściej dochodzi do cesji praw z umowy najmu lub sprzedaży lokalu „z najemcą”. W obu przypadkach trzeba zbadać, co dzieje się z aktem notarialnym najemcy.
Przy cesji najmu (zmiana najemcy):
dotychczasowy najemca i nowy najemca powinni jasno określić, kto przejmuje dotychczasowe zobowiązania,
właściciel może wymagać, aby nowy najemca złożył własne oświadczenie o poddaniu się egzekucji – stary akt nie „przeskakuje” automatycznie na nową osobę,
w przypadku przejścia długu trzeba rozstrzygnąć, czy pierwotny najemca nadal odpowiada za zaległości – ma to znaczenie dla treści nowego aktu.
Przy zmianie właściciela lokalu (sprzedaż z najemcą):
nowy właściciel wstępuje w prawa i obowiązki dotychczasowego wynajmującego,
oświadczenie o poddaniu się egzekucji co do zasady daje się „przypisać” do nowego wierzyciela, ale w praktyce sądy i komornicy oczekują czytelnego ciągu dokumentów (akt sprzedaży, umowa najmu, akt poddania się egzekucji),
przy transakcjach większej skali inwestorzy często proszą najemców o aktualizację aktów notarialnych już po zakupie – porządkuje to dokumentację.
Rola oświadczenia w relacjach z bankiem i inwestorem
Przy lokalach komercyjnych oraz większych portfelach mieszkań akt notarialny z poddaniem się egzekucji ma też wymiar „wizerunkowy” i finansowy. Banki i inwestorzy inaczej patrzą na portfel, w którym:
większość umów zabezpiecza nie tylko kaucja, ale też akty notarialne,
istnieje spójny standard umów i oświadczeń,
można wykazać krótszy średni czas dochodzenia zaległości.
W procesie finansowania nieruchomości komercyjnej bank zwykle analizuje treść kluczowych umów najmu. Obecność oświadczeń o poddaniu się egzekucji, szczególnie w lokalach o dużym czynszu, potrafi przełożyć się na ocenę ryzyka, a pośrednio – na warunki kredytu.
Oświadczenie a kaucja i inne zabezpieczenia – jak to sensownie łączyć
Akt notarialny nie zastępuje innych zabezpieczeń. Lepiej, gdy elementy te się uzupełniają, a nie dublują. Praktyczny, stabilny układ zazwyczaj wygląda tak:
kaucja – zabezpiecza głównie drobne szkody i krótkotrwałe zaległości, pozwala szybko rozliczyć się po zakończeniu najmu,
oświadczenie o poddaniu się egzekucji – działa przy większych zaległościach, długotrwałym sporze i uporczywym niewydawaniu lokalu,
poręczenie osoby trzeciej lub gwarancja bankowa – przy wysokich stawkach czynszu w lokalach komercyjnych lub przy najemcach o krótkiej historii działalności,
ubezpieczenie OC najemcy – obejmuje szkody na mieniu i czasem przerwy w działalności.
Przy mieszkaniach wynajmowanych osobom fizycznym najczęstszy zestaw to kaucja + akt notarialny. W lokalach komercyjnych dochodzą jeszcze poręczenia, weksle i gwarancje.
Najczęstsze mity wokół oświadczenia o poddaniu się egzekucji
Wśród właścicieli i najemców krąży kilka przekonań, które utrudniają rozsądne podejście do aktów notarialnych. Najczęściej powtarzają się trzy:
„Jak podpiszę akt, właściciel może mnie wyrzucić z dnia na dzień” – nie; nadal obowiązują przepisy o wypowiedzeniu umowy, a komornik działa na podstawie tytułu wykonawczego z klauzulą wykonalności, a nie „widzi mi się” wynajmującego,
„Akt załatwi wszystko, nawet jak najemca nic nie ma” – nie; uproszczenie dotyczy procedury, nie rezultatu finansowego,
„Przy umowie na krótko nie ma sensu aktu robić” – bywa różnie; przy krótkim, ale drogim najmie (np. lokal premium na kilka miesięcy) szkoda z niesolidnego najmu może być znaczna.
Rozbrojenie tych mitów na etapie rozmów z najemcą często ułatwia uzyskanie jego zgody na sporządzenie aktu bez zbędnych emocji.
Jak rozmawiać z najemcą o oświadczeniu, żeby go nie zniechęcić
Dla części najemców wizyta u notariusza brzmi jak „brak zaufania”. Dużo zależy od sposobu, w jaki właściciel tłumaczy potrzebę aktu. Sprawdzają się proste komunikaty:
podkreślenie, że to standard rynkowy przy tej wartości czynszu lub przy tej formie najmu (okazjonalny, instytucjonalny),
wskazanie, że akt porządkuje zasady dla obu stron – także najemca zyskuje jasność co do procedur,
pokazanie, że właściciel również ponosi koszty i wysiłek organizacyjny (np. dzieli koszty notariusza),
zapewnienie o gotowości do przedstawienia projektu aktu przed wizytą u notariusza, aby najemca mógł skonsultować go ze swoim prawnikiem.
Dobrym zabiegiem jest też „odczarowanie” aktu przez porównanie go do innych dokumentów, które każdy podpisuje – np. umowy kredytu czy umowy z operatorem komórkowym, gdzie również przewidziane są sankcje za brak płatności.
Oświadczenie w najmie krótkoterminowym i „colivingu”
Dynamicznie rozwijające się modele wynajmu – najem krótkoterminowy, coliving, aparthotele – rodzą pytania, na ile w ogóle praktyczne jest korzystanie z oświadczeń o poddaniu się egzekucji.
W praktyce:
przy klasycznym najmie krótkoterminowym (kilka dni, tygodni) akt notarialny zazwyczaj nie jest używany – strony opierają się na płatności z góry, gwarancji karty kredytowej i regulaminie obiektu,
przy colivingu i najmie „półdługim” (3–12 miesięcy) akty są coraz popularniejsze, zwłaszcza gdy operator budynku działa jak profesjonalny wynajmujący,
przy aparhotelach, gdzie relacja jest bliższa hotelowej niż mieszkaniowej, oświadczenia pojawiają się rzadziej, ale zdarzają się przy wynajmie na potrzeby firm delegujących pracowników na dłuższy okres.
W tego typu projektach kluczowe jest precyzyjne nazwanie stosunku prawnego w umowie. Inaczej ocenia się relację typowo hotelową, inaczej „najem z usługami dodatkowymi”. Od tego zależy, czy i jak stosować przepisy o najmie lokali oraz instrumenty typu akt notarialny z poddaniem się egzekucji.
Oświadczenie a najemcy zagraniczni
Przy najemcach spoza Polski akty notarialne rodzą dodatkowe zagadnienia praktyczne. Problemy pojawiają się głównie w trzech obszarach:
identyfikacja najemcy – potrzebne są ważne dokumenty tożsamości, często także tłumaczenia lub numery identyfikacyjne (np. PESEL, NIP),
bariera językowa – notariusz musi upewnić się, że strona rozumie treść aktu; może być konieczny tłumacz przysięgły, co zwiększa koszt i wydłuża procedurę,
egzekucja za granicą – nawet z polskim tytułem wykonawczym ściąganie należności z majątku za granicą wymaga odrębnych procedur; oświadczenie pomaga głównie w Polsce.
Przy takich najemcach praktycznym uzupełnieniem aktu jest większa kaucja, gwarancja bankowa albo zabezpieczenia na rachunkach lub majątku znajdującym się w Polsce.
Digitalizacja procesów a oświadczenie o poddaniu się egzekucji
Coraz więcej elementów obsługi najmu przenosi się do sieci, ale sam akt notarialny nadal wymaga fizycznej wizyty u notariusza. Mimo to część kroków można uprościć:
umowę najmu i projekt aktu wysyła się wcześniej mailowo, co pozwala na spokojne uwagi i korekty,
część kancelarii oferuje rezerwację terminu online oraz zdalne ustalanie szczegółów treści aktu,
Najważniejsze punkty
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji to akt notarialny, w którym najemca z góry zgadza się na szybką egzekucję (np. zaległego czynszu albo opróżnienia lokalu) bez pełnego procesu sądowego.
Podstawą prawną jest art. 777 § 1 pkt 4–6 k.p.c., dzięki czemu taki akt – po nadaniu klauzuli wykonalności – działa jak wyrok sądu i staje się samodzielnym tytułem egzekucyjnym.
Sama umowa najmu (na zwykłym papierze) nie wystarcza do natychmiastowej egzekucji; dopiero połączenie jej z oświadczeniem w formie aktu notarialnego pozwala właścicielowi pominąć długi proces o zapłatę czy eksmisję.
Oświadczeniem można objąć głównie: czynsz i inne należności związane z lokalem (w określonej wysokości i czasie) oraz obowiązek wydania lokalu po zakończeniu najmu – nie wolno natomiast wpisywać nieograniczonych „wszelkich przyszłych odszkodowań” czy abstrakcyjnych kar.
Dla właściciela to narzędzie znacząco skraca drogę do komornika: zamiast wielomiesięcznego procesu wystarczy wniosek o klauzulę wykonalności na akt notarialny, a potem od razu egzekucja.
Dla najemcy podpis oznacza realne ryzyko szybkiej egzekucji przy zaległościach lub odmowie wyprowadzki, dlatego powinien dokładnie rozumieć treść aktu (kwoty, terminy, zakres obowiązków), zanim się pod nim podpisze.
